Gestire le riunioni aziendali senza dispersione, attraverso il controllo delle decisioni assunte e la verifica dei risultati ottenuti
Di seguito troverai i passaggi e il materiale per progettare e gestire riunioni aziendali senza dispersione. Tutto quello che ti occorre è descritto ed illustrato di seguito. Crea la tua procedura e sviluppa i tuoi moduli per la registrazione dei dati
La figura successiva anticipa come gestire le riunioni aziendali senza dispersione attraverso la registrazione di tutti i dati. L’argomento sarà elaborato di seguito dalla procedura.
Obiettivi, risultati e registrazioni
Le riunioni in azienda, pur essendo un potente strumento di gestione, sono spesso considerate poco produttive e spesso del tutto inutili e, di conseguenza, non si fanno.
Se vuoi gestire le riunioni aziendali senza dispersione, la procedura ti suggerisce l’impiego di moduli dati, più efficaci e pratici da utilizzare
Per evitare il fenomeno della dispersione, il processo che abbiamo studiato e suggeriamo, è basato solamente sugli obiettivi, e costituito dalle sole attività essenziali che sono:
- programmare cosa fare
- verificare quanto è stato effettivamente compiuto
- registrare (sempre) i dati per valutare l’efficacia delle riunioni
Procedura: Gestire le riunioni aziendali senza dispersione
Scopo
Gestire le riunioni aziendali convogliando efficacemente, le attività da compiere e le risorse da impiegare verso il raggiungimento dei risultati stabiliti.
Fasi della procedura gestire le riunioni aziendali senza dispersione
- Progettare la riunione
- Programmare gli obiettivi
- Verificare l’attuazione delle decisioni
Fate attenzione ai moduli indicati perché suggeriscono le informazioni essenziali da registrare per costruire il modello gestionale della riunione. I moduli suggeriscono “i criteri” da attuare nella gestione delle riunioni per abbassare il livello dispersione organizzativa.
Applicazione della procedura per gestire le riunioni aziendali senza dispersione
La procedura si applica alle riunioni aziendali concepite per orientare l’attività del personale verso gli obiettivi aziendali attraverso l’assunzione di decisione e l’attribuzione di responsabilità. Può essere applicata a qualunque gruppo persegua degli obiettivi, di business o di altra natura.
1. Progettare la riunione
I passi per la progettazione sono semplici.
Stabilire tempi e luogo
Prima cosa stabiliamo data, luogo e orari della riunione, considerando gli elementi indicati nella figura sottostante, che rappresenta un esempio per registrare e conservare i dati.
La definizione esatta, in pochi campi, di tempi e luogo diminuisce la dispersione.
Selezionare gli argomenti
Selezioniamo gli argomenti che tratteremo nel corso della riunione in ordine di sequenza.
Descriviamo gli argomenti attraverso un titolo semplice e comprensibile per tutti.
- Specificare un argomento attraverso una sola frase diminuisce la dispersione
- Stabilire gli argomenti da trattare significa escludere tutti gli altri che aumenterebbero la dispersione
Assicurandosi di considerare gli aspetti indicati nell’esempio in basso, nel modulo che indichiamo per la registrazione dei dati.
Selezionare i Partecipanti
Selezioniamo i partecipanti in relazione agli argomenti da trattare. Tali saranno convocati alla riunione. L’esempio che segue indica la registrazione dei partecipanti con il loro ruolo aziendale.
Quando stabiliamo chi deve partecipare alla riunione dobbiamo assicurarci che siano rispettati i criteri indicati nel modulo successivo in relazione alla “selezione” dei convocati.
Una efficace selezione dei convocati, in relazione alla pertinenza agli argomenti da trattare, contribuisce ad gestire le riunioni aziendali senza dispersione
2. Programmare gli obiettivi per gestire le riunioni aziendali senza dispersione
Assumere le decisioni
La procedura proposta ci suggerisce di trascurare i contenuti della riunione e di registrare esclusivamente le decisioni assunte al termine della riunione.
Trasformare le decisioni in obiettivi
Attenzione: la procedura ci suggerisce di trasformare le azioni in obiettivi che, come notiamo nell’esempio del modulo dati successivo, devono essere:
- Specifici
- Misurabili
- Realistici
- Basati su tempi e costi
- Assegnati a un responsabile
Attribuire le responsabilità
Il raggiungimento degli obiettivi di business è influenzato dai responsabili a cui questi obiettivi sono affidati ma anche dal controllo esercitato, su di essi (obiettivi e responsabili) dalla “direzione aziendale”.
3. Verificare l’attuazione delle decisioni
Un semplicissimo programma di lavoro, come quello suggerito di seguito, permette alla “Direzione” di controllare l’attuazione delle decisioni assunte e gestire le riunioni aziendali senza dispersione.
Attraverso la verifica, la direzione deve assicurare che l’obiettivo venga raggiunto dal responsabile designato, entro la scadenza stabilita, rispettando l’eventuale budget reso disponibile.
Provvedere “sempre” alle registrazioni
Provvedere sempre alla registrazione, essenziale ed ordinata, di tutte le informazioni relative agli obiettivi perseguiti e ai loro esiti, permette di disporre un “patrimonio informativo” estremamente utile a valutare la storia, le potenzialità, i rischi e le opportunità che l’azienda deve affrontare.
Le riunioni sono uno degli strumenti più efficaci per la gestione del business se, come nell’esempio successivo, la modulistica a disposizione dell’azienda conserva, in una sorta di “agenda” tutte le informazioni registrate relative a tutte le riunioni, uno strumento potente per gestire le riunioni aziendali senza dispersione.
Quest’agenda, che suggeriamo di impiegare come appare nella figura sottostante, rappresenta la cronologia della storia dell’attività aziendale.
A differenza del modulo precedente, conserva tutte le decisioni che sono state portate a termine e cioè tutti gli obiettivi raggiunti.
Strumenti utili per gestire le riunioni aziendali senza dispersione e conservare tutte le informazioni
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