Guida pratica per portare la contabilità prima nota, di cassa e banca, per entrate ed uscite e controllo della liquidità.
Conoscere lo stato della propria liquidità, ed assumere le decisioni finanziarie più appropriate è fondamentale per gestire il proprio business. Questo è il vantaggio di portare la contabilità prima nota, in aggiunta alla contabilità di tipo civilistico-fiscale.
La prima nota ti permette di ponderare le tue decisioni, di spesa e investimento, in relazione alla tua “reale” capacità finanziaria del momento, intesa in senso “monetario”.
La guida ti suggerisce i passaggi da compiere per portare la tua contabilità “prima nota”, attraverso:
- La registrazione delle operazioni
- Il monitoraggio dei flussi, nel tempo
- L’analisi delle operazioni
- La valutazione dei saldi di cassa e banca
1. Registrare le operazioni
L’operazione di registrazione delle operazioni, in relazione alla sua complessità riferita ai dati da rilevare, caratterizza l’intero processo della prima nota.
La proposta di questa guida è quella di ridurre la registrazione ai “soli dati essenziali”. Più semplice risulta la registrazione più è probabile che il processo continui a funzionare, perché non impiega tempo.
La figura suggerisce lo schema di registrazione costituito da soli cinque campi.
I campi ritenuti essenziali, in questo caso trattato dall’esempio sono:
- Data
- Movimento
- Descrizione
- Conto
- Importo
2. Monitorare i flussi
Se tutte le operazioni sono registrate, la loro disposizione in ordine cronologico, con i relativi importi, permette un monitoraggio nel tempo dei flussi di denaro.
I flussi finanziari, che nell’immagine in alto sono aggregati per mese riportandone la somma, permettono di osservare l’andamento delle entrate e delle uscite, del conto cassa e del conto banca.
3. Analizzare le operazioni
Posto che il sistema di registrazione lo permetta, le operazioni devono essere analizzate.
La selezione delle registrazioni per data, movimento, conto e importo è fondamentale per identificare le operazioni che presentano determinate caratteristiche o “anomalie”.
Chi effettua l’analisi, può comprendere le singole registrazioni grazie ai loro cinque dati che continuano a classificarle: data, movimento, conto e importo, con la relativa descrizione.
La schermata in alto permette di osservare che le sole operazioni visibili, sulle quali si può concentrare l’attenzione dell’analizzatore, sono solamente quelle corrispondenti ai dati indicati nello spazio riservato all’interrogazione dei dati e cioè le sole operazioni di novembre, dal 1 al 30.
4. Valutare i saldi
I saldi, di cassa e banca, rappresentano, in un determinato momento, la disponibilità presente presso i rispettivi conti. Questi sono i volumi in relazione ai quali possono essere assunte delle decisioni di business.
La figura rappresenta la consistenza della cassa e della banca attraverso la generazione di un grafico.
Il lettore è consapevole che alla base delle scelte di spesa e di investimento, nell’ambito aziendale, la prima nota fornisce solamente dati riferiti ad una disponibilità che definiamo “monetaria”.
Ovviamente le decisioni devono fare riferimento a tante altre informazioni che non sono oggetto della seguente tematica trattata ma riguardano i crediti e i debiti e tanti altri fattori.
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