Procedura illustrata: requisiti, progettazione, budget e controllo. Esempi con dati. Guida pratica per imprese e manager

La guida illustra i passi per gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, attraverso un procedura che considera:

• I requisiti del cliente (Committente)
• Attività di lavoro da compiere, con scadenze e responsabilità (Commessa)
• I costi da sostenere
• La registrazione dei dati necessari alla gestione della commessa
• Gli stati di avanzamento e risultati di gestione

La procedura come esempio

La procedura “Gestione commesse” rappresenta un esempio utile per personalizzare il processo di gestione delle commesse aziendali, conformemente ai requisiti contrattuali espressi dal cliente e in linea con i costi e i tempi stabiliti preventivamente. Gli esempi della procedura “Gestione commesse” suggeriscono quali informazioni e dati registrare e analizzare.

Seguendo l’esempio, possiamo creare la nostra procedura per Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001.

Procedura: Gestione commesse

Scopo:

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, ispirandosi ai suoi requisiti, significa sviluppare tutto il lavoro, conformemente ai requisiti contrattuali del cliente, nel rispetto dei tempi stabiliti dal progetto di commessa, e nei vincoli di costi stabiliti dal budget.

Applicazioni di esempio per :

Il committente ci commissiona un prodotto da realizzare oppure un servizio da eseguire e noi, in relazione ai requisiti espressi, contrattualizzati o meno, dobbiamo svilupparlo rispettando parametri tecnici, condizioni, specifiche tecniche. Esempi: l’organizzazione di una fiera, la realizzazione di un impianto, la costruzione di un edificio o di un’opera, lo sviluppo di un sito web o di un software, ecc.

Fasi della procedura per gestire le commesse aziendali

1. Progettare la commessa (Plan)
2. Eseguire e monitorare il lavoro (Do)
3. Valutare i risultati per migliorarli (Check – Act)

Attuiamo le fasi, con attività e esempi.

Esempi tratti dal database Gestione commessa

1. Progettare la commessa

Prima di tutto, identifichiamo e classifichiamo la commessa. Queste operazioni sono utili a tenere separata la gestione delle commesse in maniera tale da poterle valutare nel loro “singolo” apporto al risultato di business complessivo. Le commesse infatti vanno anche confrontate tra loro, in base all’impegno profuso e ai risultati ottenuti.

Nell’esempio riportato nella figura successiva, i dati identificano le commesse aziendali attraverso il titolo dato alla commessa.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità: dati identificativi e classificatori

Altri dati, oltre al titolo che ha una funzione identificativa, permettono di classificare la commessa che abbiamo di fronte per poi gestirla in relazione alle informazioni raccolte.

Nell’esempio in basso troviamo un’operazione di classificazione che rileva, per la commessa:

• La tipologia
• La categoria
• Il responsabile interno a cui è affidata
• Il committente
• Le date di inizio e fine
• Lo stato in corso

La descrizione della commessa e la raccolta dei requisiti

La “Descrizione della commessa” che vediamo in figura è il primo passo vero della progettazione poiché stabilisce come dobbiamo gestire la commessa alla luce della situazione attuale (contesto) della nostra azienda che deve svilupparla.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, implica comprendere i requisiti espressi e le esigenze, ancorché non espresse, ma desumibili.

Una buona descrizione fornisce un’idea generale dei requisiti e delle esigenze del cliente. A questa deve seguire una specifica dei requisiti come nell’esempio che vediamo in figura, nel quale, vediamo come viene identificato e gestito ogni singolo requisito.

Nell’immagine sopra, classifichiamo il requisito della “Flessibilità” in relazione alla sua tipologia.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001: Riesame dei requisiti

Successivamente, sempre in figura, notiamo che il requisito deve essere descritto e riesaminato, per stabilirne la fattibilità e attribuirne l’eventuale responsabilità dal punto di vista tecnico.

Dopo la raccolta e il riesame dei requisiti è necessario stabilire le fasi di lavoro per lo sviluppo della commessa. Es: Progettazione, Impiantistica e Pavimentazione, come nelle figure.

Identifichiamo e classifichiamo ciascuna fase di lavoro, che deve essere eseguita, come nell’esempio che segue che riporta la fase di “pavimentazione”.

Attribuzione delle responsabilità e scadenze gestire le commesse aziendali

Ciascuna fase di lavoro, opportunamente descritta, deve essere attribuita a un responsabile, Arch. Roberta Esatti nell’esempio, e pianificata in relazione alla data di inizio e fine lavori.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, significa poter identificare e rintracciare le responsabilità.

Per completare la progettazione della commessa dobbiamo passare alla determinazione dei costi della commessa in relazione alle risorse da impiegare nello sviluppo della commessa, per esempio: materiale, manodopera, attrezzatura, cancelleria, consulenza, servizi ecc.

Generazione del budget

Nella figura sottostante vediamo un primo blocco – a sinistra – nel quale sono state indicate le risorse necessarie e i costi, con la relativa voce del conto. A destra, invece, si stabilisce la destinazione delle risorse, indicando le fasi di lavoro, i requisiti e i responsabili che devono rispondere della gestione delle risorse rese disponibili.

Quando tutti i dati sono stati raccolti, attraverso applicativi come Access oppure Excel, questi possono essere stampati sotto forma di report per riassumere tutti i dati relativi alla progettazione della commessa. L’esempio proposto di sotto riguarda il report “requisiti”.

2. Eseguire e monitorare il lavoro

Registrazione di attività eseguite e tempo impiegato

Quando iniziano le attività lavorative è necessario registrare il tempo dedicato a ciascuna fase di lavoro prevista dalla commessa e a ciascun requisito. Soltanto grazie a queste registrazioni potremo monitorare se le ore di lavoro eseguite rispettano i tempi previsti in fase di progettazione. L’esempio in basso suggerisce la registrazione e l’imputazione delle ore di lavoro, per ciascuna persona coinvolta nella commessa.

Registrazione dei consumi (impieghi) di risorse

Come accade per le ore di lavoro, durante le attività procediamo a registrare, e a imputare, anche i consumi delle risorse che abbiamo impiegato nella commessa e nelle spese sostenute per l’acquisto delle necessità, sempre e solo relative alla commessa in questione.

Registrazione degli spese (acquisti relativi alla commessa)

Attraverso la figura in basso, suggeriamo la modalità per tenere una contabilità interna alla commessa che permetta di rilevare gli acquisti ed imputarne il costo a determinate fasi e requisiti della commessa.

Monitoraggio delle attività svolte gestire le commesse aziendali secondo la Qualità

Il monitoraggio delle attività svolte in relazione a ciascuna fase permette di determinare lo stato di avanzamento della commessa, in relazione allo stato di avanzamento delle sue fasi. Nella figura sottostante vediamo lo stato di avanzamento di fase e lo stato di avanzamento medio che risulta utile in caso di contemporaneità delle fasi.

Stato di avanzamento delle fasi e della commessa

Lo stato di avanzamento del lavoro di ciascuna commessa deve essere monitorato in relazione alle scadenze, per assicurare che l’intera commessa si concluda entro il termine stabilito in progettazione.

In aggiunta alle variabili “economiche” di costi e tempi, dobbiamo monitorare anche la qualità di quanto stiamo dando o daremo al cliente attraverso la commessa. Tale qualità, nell’esempio indicato di seguito, è monitorata in riferimento ai requisiti del cliente per i quali facciamo e registriamo il riesame, la verifica di fattibilità e una verifica di soddisfazione in occasione del rilascio.

3. Valutare i risultati

L’esempio in basso suggerisce di disporre di una semplice modulistica che permetta di confrontare la differenza tra:

• quanto è stato stabilito nei requisiti di commessa e il lavoro effettivamente eseguito
• quanto è stato stabilito in termini di costi dal budget e quanto effettivamente è stato speso
• quanto è stato stabilito per il tempo necessario e quanto tempo effettivo ha impegnato la commessa

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, significa ottenere risultati economici e di conformità, specifici, misurabili e attribuibili a responsabilità ben identificate, per la successiva verifica.

Questa differenza, rinvenibile negli aspetti “economici” e di “conformità”, rappresenta il risultato della commessa.

Strumenti utili per gestire le commesse: Database Gestione Commessa

Video tutorial su Youtube:

Presentazione Database Gestione Commessa

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